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1. 정의
(1) 사전적 정의
1) 국어대사전① 장관, 국회의원, 사장 등에 직속되어 기밀문서와 용무를 맡아보는 직무② 요직의 사람에 직속하여 기밀문서나 사무를 맡아보는 사람 또는 그 직책
2) 웹스터 사전
① 어떤 조직이나 개인을 위하여 기록을 보관, 관리하며 통신문의 취급 및 사무를 수행하기 위해 고용된 사람② 위 업무를 담당하는 공무원③ 정부기관의 부서를 책임지는 관리, 일부 사무근무 비서 뿐만 아니라 정부 부서의 장까지도 포함
3) 옥스포드 사전
비서란 상사를 보좌하기 위해 고용된 사람으로 통신업무를 담당하고 사무를 수행하는데 필요한 자료를 수집하여 정보를 제공하며 기밀에 관한 문제를 취급한다. 또한 사회나 회사 또는 이익단체에 의해 지명된 관리로서 이들의 사무를 처리하고 통신을 담당하며 유지하는 일을 한다.
(2) 일반적 정의
1) 미국전문비서협회비서는 숙달된 사무기술을 보유하고, 직접적인 감독 없이도 책임을 맡는 능력을 발휘하며, 창의력과 판단력으로 주어진 관리 내에서 의사결정을 내리는 간부적 보좌인이다.
2) 일반적 정의경영자 또는 관리자가 그들 본연의 업무에 전념할 수 있도록 보좌하는 사람이다.
2. 종 류
(1) 전문분야에 따른 분류
1) 기업비서: 대 중 소기업에서 근무하는 일반비서를 지칭 (경제, 경영, 인사에 대한 지식과 사무기술을 필요)
2) 공공기관비서: 관공서나 공공기관의 책임자를 보좌 (행정업무에 관한 지식이 요구)
3) 교육연구비서: 학교 행정업무책임자를 보좌하거나 학교부설연구소에서 근무하며, 특히 미국과 같이 교육기관의 운영에 있어 교육과 행정이 분리된 곳에서는 이 분야의 비서들의 숫자가 많다.
4) 의료비서: 종합병원이나 병원부설연구소, 개인의 사무실에서 근무 (의학용어와 보험용어나 규정 등을 잘 알아야 한다. 우리나라도 전문경영인이 병원관리를 하는 경우가 늘어남에 따라 이 분야의 비서도 전문화되어가는 추세임)
5) 법률비서: 개인 법률사무소나 합동변호사 사무실에서 법률에 관련된 문서를 처리하고 소송문의, 의뢰인 대응을 하는 비서를 말한다. 특히 다국적 기업의 한국 진출이 늘어나는 요즘에는 이러한 기업들을 위해 서비스하는 법률사무소가 늘어나므로 비서도 영어, 일어 등 여러 개의 외국어를 할 수 있는 비서를 선호한다.
6) 회계비서: 개인 혹은 합동회계사 사무실에서 근무 (회계학 지식과 뛰어난 숫자입력 기술 및 컴퓨터를 사용한 업무처리 능력이 요구되며 기업의 국제화추세와 외국기업의 국내 진출로 인하여 영어로 회계보고서를 작성하는 경우가 늘어나므로 회계학 용어와 개념을 영어로 익혀두는 것이 필요)
7) 종교비서: 종교지도자의 대외활동을 위한 보좌와 종교단체의 행정직, 금전적인 업무들을 처리하며 신자들에 관한 자료를 보관한다. (원만한 인간관계가 특히 요구)
8) 정치가 비서: 국회의원, 지방의회의원 사무실에서 근무 (뛰어난 기획능력과 정보수집 능력이 요구되며 워드프로세서와 국문속기술을 익혀 각종 회의록을 작성할 수 있어야 하며 유권자들에 대한 정보관리 기술도 필요하다.)
(2) 업무내용이나 서열에 따른 분류
1) 안내비서: 주로 손님 왕래가 많은 장소에서 방문객들을 안내하며, 전화 연락업무와 같은 간단한 비서업무도 함께 수행한다.
2) 서기비서: 총무부 등 그 부서의 업무도 수행하면서 비서 업무를 하는 경우이다. 규모가 작은 사무실에서나 부원이 적은 곳에서 업무직원과 비서가 동시에 필요할 때 주로 채용한다.
3) 행정업무지원비서: 비서업무를 전문화시켜 최고경영자를 보좌하는 스태프적인 기능만 수행한다(타이밍, 워드프로세싱 업무와 같은 문서처리에 관련된 업무는 하지 않음).
4) 문서사무비서: 워드프로세싱 센터에서 컴퓨터나 전용 워드프로세서를 사용하여 문서처리업무를 주로 수행한다.
5) 수석비서: 이는 승진서열에 따라 구미에서 분류한 경우이다. 우리나라 대기업체에서는 비서, 비서과장, 비서실장 등이 있기는 하나 여자비서의 경우는 다른 점이 있다.
(3) 소속형태에 따른 분류
1) 팀소속비서: 조직계통상 비서과(실)에 소속된 비서이다. 비서과장이나 실장의 지휘와 통제를 받는다.
2) 개인비서: 최고관리자, 중역 등 특정인 한 사람에게 소속된 비서이다. 소속된 상사 개인으로부터 직접 명령을 받아 일한다.
3) 복수형비서: 둘 이상의 중역이나 상사에게 소속된 비서이다. 여러 명의 상사로부터 지시를 받는다.
4) 부서소속비서: 영업부, 총무부, 연구부 혹은 프로젝트 팀 전체에 소속된 비서이다. 소속부원 전체를 보좌하므로 통상적인 비서와는 다르다.
5) 업무비서: 비서의 업무와 다른 고유한 업무를 병행하는 비서이다. 영업소나 출장소의 경우, 소장의 비서가 경리사원을 겸한다. 이 경우가 업무비서이다.
6) 임시비서: 본래의 비서가 휴가 혹은 결근일 때, 타부서로부터 파견나와서 비서업무를 수행하는 비서이다.
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